همه به دندان‌های خود اهمیت می‌دهند. یک لبخند سالم نشان می‌دهد که فردی از سلامت دهان و دندان خوبی برخوردار است و از سلامت و تندرستی برخوردار است. ایجاد یک مطب دندانپزشکی قابل اعتماد نیازمند کار است. مدیریت مطب دندانپزشکی آسان نیست. موفق‌ترین شیوه‌ها بر تجربه بیمار تمرکز دارند. هر کاری که آنها انجام می‌دهند با هدف آسان‌تر کردن زندگی بیمارشان و کاهش استرس است. همان‌طور که بسیاری از مردم از رفتن به دندانپزشک می‌ترسند.
از معاینات حضوری، معاینه تلفنی، تا سرپرست، هر عنصر از یک مطب دندانپزشکی باید برای تجربه بهینه بیمار ساده شود. شما با تعدادی دیگر از شیوه‌های محلی رقابت خواهید کرد، بنابراین، برای برجسته شدن، مراقبت از بیمار، تمیزی و کارایی فقط شروع است. خوشبختانه، فناوری مانند راه‌حل‌های ارتباطی یکپارچه، می‌تواند به دندانپزشکی کمک کند تا این چالش را برطرف کند.
این راهنما توصیه‌ها و راهنمایی‌هایی را در مورد بهترین شیوه‌های مدیریت مطب دندانپزشکی با تمرکز ویژه بر تجربه بیمار و اینکه چگونه فناوری می‌تواند به شما در دستیابی به سطوحی از تجربه مورد انتظار بیمارانتان کمک کند، ارائه می‌دهد.
بهترین شیوه‌های مدیریت مطب دندانپزشکی:
سر فصل ها
بهترین روش‌هایی که به شما کمک می‌کند تا به مدیریت مطب دندانپزشکی بهتری برسید، عبارت‌اند از:
1. ارتباط با بیمار:
ارتباطات در همه مشاغل کلیدی است. در بخش مراقبت‌های بهداشتی حتی ضروری‌تر است. بیماران شما مهم‌ترین جنبه کسب و کار شما هستند، بنابراین برای پزشکان و سایر اعضای تیم مهم است که بتوانند به راحتی با آنها ارتباط برقرار کنند.
ارتباط واضح، دقیق و آسان برای تجربه مطلوب بیمار بسیار مهم است. هنگامی که بیماران همیشه می‌توانند به مطب دندانپزشکی خود برسند، به کاهش اضطراب در مورد قرار ملاقات‌های آینده و به طور کلی تجربه مراقبت از آنها کمک می‌کند.
روش‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید با بیماران خود ارتباط برقرار کنید: رو در رو، تلفنی و از طریق ایمیل، فقط چند مورد. در اینجا نحوه بهبود ارتباطات در همه این زمینه‌ها آمده است:
1. چهره به چهره:
برای برقراری ارتباط رودررو عالی، به رفتار دوستانه، محترمانه و توجه کمک می‌کند. بهترین راه برای بهبود ارتباط چهره به چهره، آموزش همه کارمندان با تمرکز ویژه بر کارکنان پذیرش است. یک مسئول پذیرش اغلب اولین تصور را از شرکت ایجاد می‌کند، بنابراین آنها باید همیشه مؤدب، همدل و منظم باشند.
امروزه ارتباط چهره به چهره همیشه به معنای تعاملات حضوری نیز نیست. با استفاده از راه‌حل‌های ویدئو کنفرانس، دندانپزشکان می‌توانند به راحتی جلسات سلامت از راه دور را برای بیمارانی که نمی‌توانند وارد کلینیک شوند ارائه دهند:
این نوع از تعاملات مجازی چهره به چهره می‌تواند بیماران را راحت کند و در نتیجه تجربه بیمار را افزایش دهد.
2. از طریق تلفن:
ارتباط تلفنی مهم است، زیرا اغلب نحوه قرار ملاقات بیماران بستگی دارد. بهترین روش‌های دندانپزشکی دارای سیستم‌های تلفن پیشرفته هستند که می‌توانند به دستگاه‌های فعلی شما یا از طریق یک برنامه متصل شوند.
استفاده از سیستم تلفن مبتنی بر ابر به دندانپزشکی مجموعه‌ای از ویژگی‌های مفید می‌دهد. آنها می‌توانند تماس‌ها را انتقال و ضبط کنند، بیماران را در حالت تعلیق قرار دهند. این نوع ابزارها می‌توانند به کارکنان کمک کنند تا اطلاعات ضروری بیمار و قرار ملاقات را به‌محض دریافت تماس در دسترس کارکنان قرار دهند.
3. از طریق ایمیل:
ارسال ایمیل می‌تواند راهی عالی برای ارسال یادآورهای قرار ملاقات یا اطلاع بیماران از هرگونه معامله باشد. ارتباط مؤثر از طریق ایمیل مؤدبانه، مستقیم و به خوبی نوشته شده است. همیشه مطمئن شوید که ایمیل‌ها قبل از ارسال تصحیح شده‌اند. غلط املایی و دستور زبان نادرست منعکس کننده ضعیفی در شرکت است.
4. شبکه‌های اجتماعی:
ارتباط در رسانه‌های اجتماعی می‌تواند برای بسیاری از عمل‌های دندانپزشکی جدید باشد. با این حال، این یک راه عالی برای تعامل با سرنخ‌ها و جلب توجه است. برای اطمینان از پاسخگویی حرفه‌ای به پرسش‌ها، یک متخصص رسانه‌های اجتماعی و بازاریابی استخدام کنید.
2. ابزار:
ike RingCentral به تعدادی از اقدامات مراقبت‌های بهداشتی مانند PDS در ارتباط با بیمار کمک کرده است. این سیستم‌های مبتنی بر ابر به بیماران اجازه می‌دهند به هر طریقی که ترجیح می‌دهند تماس تلفنی، پیام‌رسانی، چت و غیره با بیمار ارتباط برقرار کنند و ارتباط بیمار را ساده‌تر و کارآمدتر می‌کنند.
اهمیت فناوری در مدیریت دندانپزشکی:
احتمالاً تابه‌حال متوجه شده‌اید که به روز ماندن با فناوری برای اقداماتی که به دنبال ارائه تجربه برتر به بیمار هستند، کلیدی است. این به معنای داشتن بهترین ابزار و تجهیزات در دسترس برای متخصصان دندانپزشکی است، مانند آینه، سرنگ، جرم گیری و غیره.
فراتر از آن، هر چند، این به معنای داشتن بهترین فناوری مدیریت است که می‌تواند به اجرای روان شما کمک کند و سیستمی که با یک سیستم ارتباطی خوب ادغام شده باشد، واقعاً زندگی را برای کارکنان شما آسان‌تر می‌کند. به‌عنوان‌مثال، یک نرم افزار مدیریت مطب دندانپزشکی.
سیستم نرم افزار مطب دندانپزشکی چیست؟
امروزه نرم افزارهای مدیریتی در اجرای یک مطب دندانپزشکی ساده ضروری هستند. یک سیستم نرم افزاری خوب به شما کمک می‌کند تا:
- پیگیری قرار ملاقات‌ها.
- ارسال خودکار یادآوری قرار.
- سوابق بیمار را مدیریت کنید.
- ایجاد گزارش‌های بیمار.
- داده‌ها را جمع آوری کنید.
- با سیستم تلفن خود وصل شوید.
داشتن سیستم نرم افزاری مناسب برای اطمینان بسیار مهم است که سوابق به درستی ردیابی شده و مراقبت‌های دندانی تا حد امکان کارآمد باشد. نرم افزار همچنین به ساده کردن گردش کار و منظم نگه داشتن تیم دندانپزشکی و به روز نگه داشتن کمک می‌کند.
و علاوه بر نرم افزار دندانپزشکی، به یک پلت فرم ارتباطی نیاز دارید که تماس‌های تلفنی و ارسال پیام با بیماران را آسان‌تر کند. به‌عنوان‌مثال، RingCentral دارای یک سیستم تلفن مبتنی بر ابر است که تجربه بیمار را برای عمل‌های دندانپزشکی به چند روش ساده می‌کند:
- اجرای جلسات ویدئویی سلامت از راه دور با RingCentral Video.
- نگه داشتن، انتقال و ضبط تماس‌ها همه در برنامه.
- دندانپزشکان به طور ایمن و بدون فاش کردن شماره تماس‌های شخصی با بیمار با تلفن همراه شخصی خود تماس می‌گیرند.
- برگرداندن تماس‌ها از تلفن به رایانه (برعکس) بدون قطع مکالمه:
- تغییر تماس از ویدئو به تلفن.
این خدمات دندانپزشکی شما را بالاتر از بقیه قرار می‌دهد و اطمینان حاصل می‌کند که بیماران بهترین تجربه را دارند. اساساً، نرم افزار به شما کمک می‌کند مطمئن شوید که بهترین تجربه ممکن را برای بیمار ارائه می‌دهید. گردش کار سازماندهی‌شده‌تری از قرار ملاقات گرفته تا صورت‌حساب ایجاد می‌کند و همه سوابق را در یک مکان امن نگه می‌دارد.
اما از کدام سیستم نرم افزاری باید استفاده کرد؟
تعدادی نرم افزار مختلف برای انتخاب وجود دارد. برخی از بهترین‌ها عبارت‌اند از:
1. دنتریکس اسند:
Dentrix که در سال 1989 راه اندازی شد، اولین نرم افزار مدیریت دندانپزشکی برای مایکروسافت ویندوز بود. از آن زمان تاکنون بسیار پیشرفت کرده است و اکنون یک نرم افزار مبتنی بر ابر است که راه‌حل‌هایی برای مدیریت تمرین، مدیریت، ترسیم نمودار و تصویربرداری و حتی تمرینات گروهی دارد.
دارای نسخه آزمایشی رایگان و آموزش عملی در بسته است. این توسط بسیاری از مطب‌های پیشرو دندانپزشکی استفاده می‌شود و شامل پشتیبانی از طریق تلفن یا ایمیل است.
2. دندانپزشکی منحنی:
مانند Dentrix، Curve Dental مبتنی بر ابر است، به این معنی که از هر کامپیوتری قابل دسترسی است. هنگامی که نمی‌توانید در دفتر باشید، این امکان را برای گزینه‌های عالی کار از راه دور فراهم می‌کند.
به همین دلیل در میان بسیاری از روش‌ها مورد علاقه است و برنامه‌ریزی، صورت‌حساب، تصویربرداری و نمودار را به راحتی مدیریت می‌کند. قیمت‌ها بسته به تعداد دندانپزشکان در مطب شما متفاوت است، بنابراین برای دریافت قیمت باید مستقیماً با شرکت تماس بگیرید.
3. دنتیکون:
Denticon یک راه حل مدیریت عملی یکپارچه است که شامل تجزیه و تحلیل‌های بومی برای گزارش لحظه‌ای و دسترسی در هر زمان و هر مکان به اطلاعات تمرین است. این نرم‌افزار که در سال 2003 منتشر شد، اولین نرم‌افزار مبتنی بر فضای ابری بود که آن را به یک برنامه بسیار پیش‌گام در صنعت دندانپزشکی تبدیل کرد.
دارای تعدادی ویژگی عالی است، از جمله ماژول‌هایی برای ارتباط با بیمار، مدیریت سوابق، تصویربرداری و نمودار، برنامه ریزی درمان، مدیریت ادعاها و موارد دیگر. برای دریافت قیمت باید مستقیماً با آنها تماس بگیرید.
چالش‌های رایج در مدیریت مطب دندانپزشکی:
مانند هر صنعت دیگری، تعدادی چالش رایج در مدیریت مطب دندانپزشکی وجود دارد. با پیروی از بهترین شیوه‌ها و استفاده از فناوری مناسب می‌توانید بسیاری از آنها را کاهش دهید. با این حال، تشخیص مسائلی که ممکن است هنگام تلاش برای بهترین تجربه بیمار با آن مواجه شوید، هنوز هم سودمند است.
بهترین مدیران مطب دندانپزشکی و صاحبان مطب این چالش‌ها را درک می‌کنند و می‌دانند چگونه به طور مستقیم با آنها مقابله کنند. در اینجا متداول‌ترین چالش‌هایی که ممکن است با آن روبرو شوید آورده شده است:
1. متعادل کردن قرار ملاقات‌ها
هر چه یک مطب دندانپزشکی بزرگ‌تر باشد، قرار ملاقات‌های تعادلی چالش‌برانگیزتر خواهد بود. اغلب، خدمات دندانپزشکی بیش از حد رزرو می‌شود تا از ناامید شدن بیماران جلوگیری شود. با این حال، این می‌تواند مشکلاتی را ایجاد کند، زیرا ممکن است همه بیماران برای ویزیت در دسترس نباشند، و سپس آنها ممکن است برای عمل دیگری ترک شوند.
بهترین روش‌ها راه‌هایی برای برنامه‌ریزی قرارها پیدا می‌کنند و در عین حال امکان انجام مراحل فوری را نیز فراهم می‌کنند. تنها راه برای انجام این کار به طور مؤثر، راه‌حل‌های نرم افزاری کاملاً یکپارچه است. یک سیستم تلفن مبتنی بر ابر که با نرم افزار مدیریت تمرین ادغام شده است، تضمین می‌کند که هیچ بیمار از شکاف‌ها سر نخورد.
بنابراین، متعادل کردن قرار ملاقات‌ها می‌تواند یک چالش بزرگ باشد. همچنین مهم است که اطمینان حاصل شود که دندانپزشکان برای جلوگیری از فرسودگی شغلی بیش از حد کار نمی‌کنند.
2. رقابت با شرکت‌های دیگر:
از آنجایی که دندانپزشکی یک صنعت پرسود است، تعدادی شرکت دیگر برای رقابت با آنها وجود خواهند داشت. بیماران به دنبال بهترین تجربه با بهترین قیمت ممکن هستند.
هزینه‌ها می‌توانند گران باشند، و در حالی که بیماران می‌خواهند مطمئن شوند کار به درستی انجام می‌شود، ممکن است در آن زمان نیاز به چنین روش پرهزینه‌ای را پیش‌بینی نکنند.
رقابت با شرکت‌های دیگر نیز به معنای داشتن یک استراتژی بازاریابی خوب است.
در بهترین روش‌ها ممکن است از روش‌های زیر برای جذب بیماران جدید استفاده کنند:
- پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی: مانند فیس بوک، توییتر و اینستاگرام
- کمپین‌های ایمیل: این کمپین‌ها به بیماران فعلی در مورد قرار ملاقات‌ها یادآوری می‌کنند و موارد جدید را جذب می‌کنند.
- یک وب سایت کاربر پسند: این کار جستجوی یک عمل را آسان‌تر می‌کند.
- میزبانی وبینارها و ایجاد محتوا: برای ایجاد ترافیک به وب سایت یا صفحات رسانه‌های اجتماعی گفته شده.
3. مسائل مالی:
مطب‌های دندانپزشکی هر ساله با مبالغ هنگفتی سروکار دارند. در حالی که شما می‌خواهید این تمرین سودآور باشد، ممکن است تعدادی از مشکلات نیز وجود داشته باشد. رایج‌ترین آنها عبارت‌اند از:
- مسائل مالیاتی:
دندانپزشکی حرفه‌ای است که درآمد بالایی دارد. این امر آنها را در گروه مالیاتی 28٪ قرار می‌دهد که می‌تواند بارهای جدی را برای مطب دندانپزشکی ایجاد کند. با این حال، یک دفتر همیشه باید مقدار صحیح مالیات را پرداخت کند.
- مدیریت حساب‌های دریافتنی:
گاهی اوقات، بیماران یا مشتریان با تأخیر پرداخت‌های خود را انجام می‌دهند، به‌خصوص اگر فردی جراحی یا خدمات دندانپزشکی گران‌قیمت و غیرمنتظره داشته باشد. این اجتناب‌ناپذیر است و متأسفانه تنها کاری که می‌توانید انجام دهید این است که احتمال وقوع آن را به حداقل برسانید. چند راه برای حفظ حساب‌های دریافتنی شما وجود دارد.
مطمئن شوید که یک خط مشی برای قبوض معوق دارید. این باید شامل یک راه روشن و استاندارد شده برای تماس با بیماران باشد.
4. محرمانه بودن اطلاعات بیمار:
مانند تمام خدمات مراقبت‌های بهداشتی، رازداری بیمار از اهمیت بالایی برخوردار است. شما حجم عظیمی از داده‌های محرمانه را در پرونده خواهید داشت که نمی‌توان آنها را نقض کرد. سوابق بهداشتی و اطلاعات پرداخت باید به طور ایمن ذخیره شوند. این به معنای قفل شدن کابینت‌ها و اسناد محافظت شده با رمز عبور است. اگر نتوانستید الزامات قانونی مانند آنچه در HIPAA تعیین شده است را برآورده کنید، این می‌تواند پایان رؤیاهای شما برای موفقیت در تمرین باشد.
نکته مهم در اینجا این است که رازداری بیمار بیش از آن که مهم باشد، ضروری است. انجام درست آن می‌تواند چالش برانگیز باشد، اما انجام آن ضروری است.
نقش مدیر مطب دندانپزشکی چیست؟
مدیر مطب دندانپزشکی کاری پرمشغله است. آنها تعدادی مسئولیت متفاوت خواهند داشت اساساً یک مدیر دندانپزشکی یا مدیر مطب بر تمام زمینه‌های شرکت نظارت می‌کند، از آموزش کارکنان گرفته تا امور مالی و نرم افزار. آنها افرادی هستند که باید همه چیزهایی را که تابه‌حال در مورد آن صحبت کرده‌ایم ببینند.
برای مدیر مطب دندانپزشکی به چه مدارکی نیاز دارید؟
آیا برای تبدیل شدن به یک مدیر مطب دندانپزشکی نیاز به رفتن به دانشگاه دارید؟ آیا نیاز به تحصیل در رشته دندانپزشکی یا رشته‌های دیگر پزشکی یا مراقبت‌های بهداشتی دارید؟ هیچ مدرک رسمی برای این نقش مورد نیاز نیست. بسیاری از مدیران مطب دندانپزشکی پس از اینکه یک پرستار دندانپزشکی یا مسئول پذیرش هستند، وارد این نقش می‌شوند. با این حال، برای کسب دانش و تجربه می‌توانید یک دوره مدیریت دندانپزشکی را بگذرانید. ولی باید دانش خوبی در سه زمینه زیر داشته باشید:
1. فن بیان قوی:
از آنجایی که به طور منظم با بیماران و سایر اعضای کارکنان ارتباط برقرار می‌کنید، به فن بیان قوی و خوب نیاز دارید. شما همچنین به طور مرتب ایمیل می‌سازید، بنابراین به درک خوبی از زبان انگلیسی نوشتاری نیاز خواهید داشت.
2. ریاضی:
مدیران مطب دندانپزشکی به طور منظم با امور مالی سروکار دارند، بنابراین باید به اعداد و ارقام اطمینان داشته باشید.
3. IT :
از یک مدیر مطب دندانپزشکی انتظار می‌رود که سیستم نرم افزار مطب دندانپزشکی را سازماندهی کند، به این معنی که شما باید درک خوبی از نرم افزارها و سیستم‌های فناوری اطلاعات داشته باشید. همچنین ممکن است از شما خواسته شود که وبینارها را میزبانی کنید یا از رسانه‌های اجتماعی استفاده کنید.
مسئولیت‌های معمول مدیریت مطب دندانپزشکی:
بین تمرین‌ها، در اینجا ایده‌ای از کارهایی است که بیشتر به طور منظم انجام می‌دهند.
1. مدیریت مالی:
یک مدیر مطب دندانپزشکی کنترل بیشتر امور مالی مطب دندانپزشکی را در دست خواهد داشت. این ممکن است به معنای حقوق و دستمزد، مالیات، بازپرداخت، برنامه‌های پرداخت و موارد دیگر باشد. به همین دلیل است که یک مدیر مطب دندانپزشکی باید اعداد را درک کند. این وظیفه شما خواهد بود که سعی کنید هزینه‌ها را به حداقل برسانید و درآمد ایجاد کنید.
2. منابع انسانی:
مطب‌های دندانپزشکی کوچک هستند و تیم‌های منابع انسانی ندارند؛ بنابراین، مدیر مطب دندانپزشکی نیز تمایل دارد به عنوان نیروی انسانی حساب شود. این بدان معناست که این مسئولیت آنهاست که اطمینان حاصل کنند که همه کارکنان ایمن و شاد هستند. این مسئولیت‌ها ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- آموزش اعضای جدید کارکنان
- تصویب مرخصی سالانه و پیگیری غیبت‌های بیماری
- سازماندهی چرخش تیم و برنامه
- شناسایی فرصت‌ها و دوره‌های توسعه کارکنان
- ایجاد انگیزه در کارکنان و ایجاد فضای کاری مثبت
- دردسترس‌بودن برای حمایت عاطفی
- حصول اطمینان از رعایت شیوه‌های مناسب و بررسی ادعاهای رفتار نادرست.
3. مشاغل و استخدام:
یک مدیر مطب دندانپزشکی اغلب مسئول استخدام است. این به معنای ارسال مشاغل و غربالگری نامزدها است. مهم است که اطمینان حاصل کنید که بهترین کارکنان را استخدام می‌کنید و اعضای تیم را استخدام می‌کنید که به خوبی با هم کار می‌کنند.
4. مدیریت:
یک مدیر مطب دندانپزشکی همچنین مسئول سازماندهی مطب و انجام کارهای اداری عمومی مانند تشکیل پرونده، سازماندهی و جایگزینی سهام و ورود داده‌ها خواهد بود. همچنین نظارت بر ساختمان و سازماندهی هرگونه تعمیر و نگهداری که نیاز به انجام دارد، مسئولیت شما خواهد بود. شما همچنین محل تماس همه کارکنان نظافتی خواهید بود و باید بر اقدامات بهداشتی صحیح در محل نظارت کنید.
5. آی‌تی:
دنیای فناوری ما به این معنی است که یک مدیر مطب دندانپزشکی باید رایانه را بشناسد. مسئولیت نظارت بر نرم افزار مدیریت بر عهده شما خواهد بود، بنابراین باید از سواد فنی برخوردار باشید و از نرم افزارها و برنامه‌های جدید خسته نباشید.
اکثر مدیران مطب دندانپزشکی مرتباً به‌روزرسانی‌های نرم‌افزار را زیر نظر دارند و اطمینان می‌دهند که همه فناوری‌ها به خوبی کار می‌کنند. شما همچنین باید مراقب سلامت و ایمنی باشید؛ بنابراین مطمئن شوید که هیچ کابل شلی که می‌تواند باعث خطرات سفر یا تجهیزات معیوب که می‌تواند خطرناک باشد وجود نداشته باشد.
6. بازاریابی:
بیشتر مطب‌های دندانپزشکی مشاغل کوچک هستند. آنها با کسب و کارهای بزرگ‌تر رقابت می‌کنند و باید یک استراتژی بازاریابی مؤثر داشته باشند. یک مدیر مطب دندانپزشکی به احتمال زیاد مدتی را صرف کار بر روی استراتژی بازاریابی مطب خواهد کرد. این ممکن است به معنای به‌روزرسانی وب سایت، ارسال پست در رسانه‌های اجتماعی، یا جمع آوری و ترکیب بازخورد بیماران باشد. بخش بزرگی از نقش شما این است که سعی کنید بیماران جدید را به مطب جذب کنید و اطمینان حاصل کنید که توجهی که شایسته آن است را به خود جلب می‌کند.
